Verhaltenskodex im Geschäftsbetrieb

1. ZWECK

Diese Unternehmensverfahrensanweisung (Company Operation Procedure – COP) legt die Standards für ethisches Geschäftsverhalten und die Compliance-Anforderungen fest, die für sämtliche Geschäftsaktivitäten, Mitarbeitenden und externen Dienstleister gelten. Diese COP ist gültig für alle Mitarbeitenden und externen Dienstleister der FAMAR Group.

2. UMFANG

Die COP gilt für alle Mitarbeitenden und externen Dienstleister der FAMAR Group in allen Rechtsräumen, in denen der Konzern tätig ist.

3. DEFINITIONEN

Wichtige Begriffe und ihre Definitionen:

— Interessenkonflikt: Jegliche Situation, in der persönliche Interessen mit den Interessen von FAMAR in Konflikt geraten könnten. Dies schließt Situationen ein, die sich aus persönlichen Beziehungen ergeben, wie näher geregelt in der FAMAR-Richtlinie zu persönlichen Beziehungen am Arbeitsplatz.
— Nicht öffentliche Informationen: Informationen, die der Öffentlichkeit nicht zugänglich gemacht worden sind und die Entscheidung eines Investors, Wertpapiere zu kaufen oder zu verkaufen, beeinflussen könnten.
— Bestechung: Das Anbieten, Gewähren, Annehmen oder Fordern von etwas von Wert, um die Handlungen eines Amtsträgers oder einer anderen Person bei der Wahrnehmung einer öffentlichen oder rechtlichen Pflicht zu beeinflussen.
— Persönliche Beziehung: Wie definiert in der FAMAR-Richtlinie zu persönlichen Beziehungen am Arbeitsplatz. Dies schließt familiäre Beziehungen (Ehepartner, Lebenspartner, Eltern, Kinder, Geschwister, Großeltern, Enkelkinder, Tanten, Onkel, Nichten, Neffen, Cousins/Cousinen, Schwiegerverwandte), Haushaltsgemeinschaften (jede Person, die im selben Haushalt lebt) sowie romantische oder intime Beziehungen zwischen Mitarbeitenden oder externen Dienstleistern von FAMAR ein.
— Familienangehörige: Im Sinne dieses Kodex schließt der Begriff Familienangehörige ein: Ehepartner oder Lebenspartner; Eltern und Schwiegereltern; Kinder und Stiefkinder; Geschwister; Großeltern und Enkelkinder; Tanten, Onkel, Nichten, Cousins/Cousinen sowie jede weitere Person, die durch Blutsverwandtschaft, Heirat oder rechtliche Adoption verwandt ist.
— Personenbezogene Daten: Jegliche Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen, wie definiert in der Datenschutz-Grundverordnung (EU) 2016/679 (DSGVO) und den geltenden nationalen Datenschutzgesetzen.
— Manager/Supervisor: Im Sinne dieses Verhaltenskodex werden die Begriffe „Manager“ und „Supervisor“ synonym verwendet und bezeichnen jede Person, die über direkte Weisungsbefugnis gegenüber einem oder mehreren Mitarbeitenden oder externen Dienstleistern verfügt.
— Geschäftsleitung: Das oberste Führungsgremium des Konzerns, bestehend aus dem Group CEO und den ihm direkt unterstellten Führungskräften. Es ist verantwortlich für operative Entscheidungen und für die Durchsetzung von Richtlinien.
— Aufsichtsrat: Der Aufsichtsrat der Famar Group, verantwortlich für die strategische Überwachung und die oberste Unternehmensführung des Konzerns.
— Compliance-Ausschuss: Wie definiert in §6.14. Das Gremium auf Konzernebene, das für die Entgegennahme, Untersuchung und Klärung von Compliance-Beschwerden und -Meldungen zuständig ist.
— Compliance/Whistleblower-Hotline: Der vertrauliche Whistleblowing-Kanal von FAMAR, der allen Mitarbeitenden und externen Dienstleistern zur Verfügung steht und über den Meldungen zu vermuteten Verstößen gegen diesen Verhaltenskodex oder gegen damit verbundene Richtlinien eingereicht werden können. Diese Meldungen werden von der Leiterin der Abteilung Legal & Compliance und dem Group CHRO gemeinsam entgegengenommen.

4. REFERENZEN

4.1. Interessenkonflikte und Umgang mit Interessen
― OECD-Leitsätze für den Umgang mit Interessenkonflikten im öffentlichen Sektor
― ISO 37001:2016
4.2. Kartell- und Wettbewerbsrecht
― EU-Wettbewerbsrecht: EU-Rechtsvorschriften zum Schutz des Wettbewerbs.
4.3. Umweltgesetze und -vorschriften
— ISO 14001:2015: Umweltmanagementsystem.
— Verordnung (EG) Nr. 1221/2009 (EMAS): EU-Verordnung über das Gemeinschaftssystem für Umweltmanagement und Umweltbetriebsprüfung.
4.4. Compliance im Gesundheitswesen
— FDA-Vorschriften: Vorschriften der US-amerikanischen Food and Drug Administration für Arzneimittel, Medizinprodukte und Kosmetika.
— EU-MDR (Verordnung über Medizinprodukte) 2017/745: Verordnung der Europäischen Union für Medizinprodukte.
4.5. Arbeits- und Beschäftigungsrecht
— Standards der IAO (Internationale Arbeitsorganisation): Standards der Internationalen Arbeitsorganisation zu Arbeitnehmerrechten.
— FAMAR-Gleichstellungsplan (2022–2026): Interne Richtlinie zu Chancengleichheit, Nichtdiskriminierung und Gleichbehandlung am Arbeitsplatz in allen FAMAR-Einheiten. In Spanien und anderen maßgeblichen Rechtsräumen ist Compliance nach geltenden Gleichstellungsgesetzen erforderlich.
4.6. Einhaltung des Wertpapierrechts
— Verordnung (EU) Nr. 596/2014 (Marktmissbrauchsverordnung – MAR): EU-Verordnung zum Marktmissbrauch.
4.7. Politische Aktivitäten und Zuwendungen
— Politische Aktivitäten, öffentliche Ämter und öffentlicher Dienst (OECD): OECD-Leitsätze für politische Aktivitäten und den öffentlichen Dienst.
4.8. Wahrung von Geschäftsgeheimnissen, vertraulichen Informationen und personenbezogenen Daten
— Richtlinie (EU) 2016/943 über Geschäftsgeheimnisse: Richtlinie der Europäischen Union zum Schutz von Geschäftsgeheimnissen.
— COP-31 (Richtlinie zum Schutz personenbezogener Daten): Interne Richtlinie von FAMAR zur Verarbeitung, Speicherung und zum Schutz personenbezogener Daten, einschließlich der Verpflichtungen gemäß DSGVO und geltender lokaler Datenschutzgesetze.
4.9. Verwendung von Unternehmensmitteln und -vermögenswerten sowie Führung korrekter Bücher und Aufzeichnungen
― IFRS (International Financial Reporting Standards): Internationale Standards für die Finanzberichterstattung.
4.10. Antikorruptionsrichtlinie
— Übereinkommen der Vereinten Nationen gegen Korruption (UNCAC): Übereinkommen der Vereinten Nationen gegen Korruption.
4.11. Persönliche Beziehungen am Arbeitsplatz
— FAMAR-Richtlinie zu persönlichen Beziehungen am Arbeitsplatz: Die interne Richtlinie von FAMAR regelt Interessenkonflikte, die aus persönlichen Beziehungen zwischen Mitarbeitenden und/oder externen Dienstleistern entstehen. Mitarbeitende sind dazu verpflichtet, diese Konflikte der Richtlinie entsprechend offenzulegen und zu handhaben.

5. VERANTWORTLICHKEITEN

- Alle Manager/Supervisoren sind für die Durchsetzung und Einhaltung dieser COP zum Geschäftsverhalten in ihren Teams verantwortlich, einschließlich ihrer erforderlichen Verteilung, damit Mitarbeitende und externe Dienstleister die Vorgaben kennen und einhalten.
- Manager/Supervisoren, denen externe Dienstleister direkt unterstellt sind, sind dafür verantwortlich, sicherzustellen, dass diese über den vorliegenden Verhaltenskodex informiert werden und ihn einhalten.
- Die zuständigen Manager/Supervisoren sind dazu verpflichtet, die Einhaltung dieser COP regelmäßig zu bestätigen. Jede falsche Bestätigung – selbst auf Anweisung eines höhergestellten Managers/Supervisors – wird streng geahndet.
- Alle Mitarbeitenden sind für die Einhaltung dieser Richtlinie verantwortlich. Mitarbeitende, die Kenntnis von untersagten oder rechtswidrigen Handlungen haben, müssen dies unverzüglich dem Compliance-Ausschuss über die Compliance/Whistleblower-Hotline oder direkt der Leiterin der Abteilung Legal & Compliance oder dem Group CHRO melden. Obwohl dies die bevorzugten Meldewege sind, steht es den Mitarbeitenden frei, sich auch an ihren Manager/Supervisor zu wenden.
- Externe Dienstleister unterliegen diesem Verhaltenskodex im Rahmen ihrer vertraglichen Vereinbarungen mit FAMAR und es wird von ihnen erwartet, vermutete Verstöße über die Compliance/Whistleblower-Hotline oder direkt dem Leiter der Abteilung Legal & Compliance zu melden.
- Mitarbeitende und externe Dienstleister sollten über ihre Meldepflichten informiert und dazu ermutigt werden, untersagte beziehungsweise rechtswidrige Aktivitäten, von denen sie Kenntnis erlangen, zu melden. Für die Meldung solcher Informationen in gutem Glauben sind keine Repressalien zu befürchten.
- Die Abteilung Legal & Compliance verfügt über Audit-Programme zur Unterstützung bei der Überwachung der Einhaltung dieser Richtlinie.
- Externe Prüfer werden in Bezug auf diese Einhaltung ebenfalls besonders aufmerksam vorgehen. Alle Mitarbeitenden sind dazu verpflichtet, interne und externe Prüfer bei jeder Überprüfung der Einhaltung dieser COP umfassend zu unterstützen und ihnen alle relevanten Informationen offenzulegen.

6. VERFAHREN

6.1. Interessenkonflikte

Jeder Mitarbeitende und externe Dienstleister ist dazu verpflichtet, geschäftliche, finanzielle oder sonstige direkte oder indirekte Interessen oder Beziehungen zu vermeiden, die mit den Interessen von Famar kollidieren oder die seine Loyalität zum Unternehmen beeinträchtigen. Jegliche Aktivität, die auch nur den Anschein eines solchen Interessenkonflikts erweckt, muss verhindert, gemindert oder beendet werden, es sei denn, nach Offenlegung gegenüber der zuständigen Führungsebene wird festgestellt, dass die Aktivität weder dem Unternehmen schadet noch anderweitig unzulässig ist und ihre Fortsetzung vom Unternehmen genehmigt wird. Ist eine unmittelbare Beendigung des Interessenkonflikts nicht möglich, so müssen geeignete Schutzmaßnahmen gemäß den nachstehenden Vorgaben zum Umgang mit offengelegten Interessenkonflikten getroffen werden.

Zu einem Interessenkonflikt oder zu einem Anschein eines Interessenkonflikts kann es auf vielfältige Weise kommen. Beispielsweise können je nach den Umständen die folgenden Sachverhalte einen unzulässigen Interessenkonflikt ausmachen:

Besitz oder Beteiligung an einem Wettbewerber oder an einem Unternehmen, mit dem das Unternehmen eine Geschäftsbeziehung unterhält oder anstrebt (z. B. Lieferant, Kunde, Vermieter, Vertriebspartner usw.), gleich ob direkt oder indirekt, beispielsweise über Familienmitglieder.
Profitieren oder Beihilfe zum Profitieren durch vertrauliche Informationen oder Geschäftsmöglichkeiten, die aufgrund einer Beschäftigung oder Zusammenarbeit mit dem Unternehmen verfügbar sind.
Erbringen von Dienstleistungen für einen Wettbewerber, potenzielle oder bestehende Lieferanten oder Kunden als Mitarbeitende, Geschäftsführer, leitende Angestellte, Partner, Vertreter oder Berater.
Anfordern oder Annehmen von Geschenken, Zahlungen, Darlehen, Dienstleistungen oder von jeglicher Form von Vergütung von Lieferanten, Kunden, Wettbewerbern oder anderen Personen, die mit dem Unternehmen Geschäfte tätigen möchten.
Beeinflussung oder Versuch der Beeinflussung von Geschäftstransaktionen zwischen dem Unternehmen und anderen Unternehmen, an denen Mitarbeitende oder externe Dienstleister ein direktes oder indirektes finanzielles Interesse haben.
Kaufen oder Verkaufen von Wertpapieren anderer Unternehmen unter Verwendung nicht öffentlicher Informationen, die im Rahmen der dienstlichen Tätigkeit erlangt wurden, sowie Weitergabe dieser Informationen an Dritte.

Gesellschaftliche Annehmlichkeiten, die üblicherweise mit legitimen Geschäftsbeziehungen verbunden sind, sind zulässig. Hierzu zählen übliche Formen der Bewirtung, wie Mittag- oder Abendessen, sowie gelegentliche Geschenke von geringem Wert. Was als übertrieben oder unangemessen gilt, sollte mit gesundem Menschenverstand entschieden werden. Wenn ein unbeteiligter Dritter den Eindruck gewinnen könnte, dass dies Ihre Urteilsfähigkeit beeinträchtigt hat, ist es zu viel. Alle Geschäftsbeziehungen müssen zu marktüblichen Bedingungen und frei von jeglicher Bevorzugung aufgrund persönlicher Interessen unserer Mitarbeitenden oder externer Dienstleister erfolgen.

Zusätzliche Vorgaben:

Offenlegung von potenziellen Konflikten: Mitarbeitende und externe Dienstleister müssen jede Situation, die zu einem Interessenkonflikt oder zum Anschein eines solchen führen könnte, innerhalb von 10 Arbeitstagen nach Kenntniserlangung ihrem Manager/Supervisor oder dem Compliance-Ausschuss offenlegen. Hierzu zählen Beziehungen, finanzielle Interessen sowie jegliche weitere Situation, die potenziell mit den Interessen des Unternehmens kollidieren könnten. Falls die Situation dringend ist oder laufende Geschäftsentscheidungen betrifft, muss die Offenlegung unverzüglich erfolgen.
Umgang mit offengelegten Interessenkonflikten: Nach der Offenlegung wertet der Compliance-Ausschuss (siehe §6.14) die Situation aus und bestimmt die angemessene Vorgehensweise. Dies kann die Verpflichtung von Mitarbeitenden oder externen Dienstleistern zur Veräußerung oder Aufgabe bestimmter Beteiligungen, die Neuzuweisung von Aufgaben, die Einrichtung von Informationsbarrieren, die Nichtmitwirkung an bestimmten Entscheidungen oder andere Schutzmaßnahmen zur Minderung des Interessenkonflikts umfassen. Die vereinbarten Maßnahmen und ihre Dauer werden schriftlich dokumentiert.
Schulung und Sensibilisierung: Die Leiterin der Abteilung Legal & Compliance ist in Abstimmung mit dem Group CHRO dafür verantwortlich, mindestens einmal jährlich Schulungen zum Thema Interessenkonflikte für alle Mitarbeitenden zu organisieren, einschließlich Beispielen für potenzielle Konflikte und Hinweisen zum Umgang damit. Neue Mitarbeitende erhalten diese Schulung im Rahmen ihres Onboardings. Schulungsaufzeichnungen werden geführt.
Disziplinarmaßnahmen: Ein Verstoß gegen die Richtlinie zu Interessenkonflikten kann Disziplinarmaßnahmen gemäß §6.13 nach sich ziehen.
Persönliche Beziehungen: Interessenkonflikte, die sich aus persönlichen Beziehungen zwischen Mitarbeitenden und/oder externen Dienstleistern ergeben, unterliegen der FAMAR-Richtlinie zu persönlichen Beziehungen am Arbeitsplatz. Mitarbeitende und externe Dienstleister sind dazu verpflichtet, alle persönlichen Beziehungen, die zu einem Interessenkonflikt führen könnten, gemäß dieser Richtlinie offenzulegen.

6.2. Offenlegung ist entscheidend

Mitarbeitende und externe Dienstleister, die sich unsicher sind, ob eine Situation einen Interessenkonflikt oder den Anschein eines solchen ausmacht, sollten die relevanten Details vorzugsweise in Schriftform ihrem Manager/Supervisor oder direkt dem Compliance-Ausschuss mitteilen.
Jeder Manager/Supervisor ist dafür verantwortlich, die Situation mit den Mitarbeitenden zu besprechen und nach Rücksprache mit der zuständigen höheren Führungsebene oder durch Weiterleitung der Angelegenheit an den Compliance-Ausschuss eine Entscheidung zu treffen.
Jedes Mitglied der Geschäftsleitung ist dafür verantwortlich, den Group CEO schriftlich über alle Offenlegungen und Entscheidungen zu informieren, die im Rahmen dieser COP in seinem jeweiligen Zuständigkeitsbereich getroffen wurden.
Zusammenfassend sind alle Mitarbeitenden und externen Dienstleister verpflichtet, den eigenen Interessenkonflikt oder den Anschein eines Interessenkonflikts offenzulegen. Das Endergebnis dieses Prozesses aus Offenlegung, Erörterung und Beratung kann durchaus das Zulassen bestimmter Beziehungen oder Transaktionen sein, sofern diese, entgegen dem ursprünglichen Anschein, dem Unternehmen nicht schaden. Allerdings sind sämtliche Interessenkonflikte sowie der Anschein solcher Konflikte, die diesen Prozess nicht durchlaufen haben, untersagt, selbst wenn sie dem Unternehmen nicht schaden.

Zusätzliche Vorgaben:

Vertraulichkeit: Alle Offenlegungen von Mitarbeitenden und externen Dienstleistern sind streng vertraulich zu behandeln. Offengelegte Informationen sollten nur an Personen weitergegeben werden, die diese zur Erfüllung ihrer Aufgaben kennen müssen.
Dokumentation: Alle Offenlegungen, Entscheidungen und Maßnahmen im Zusammenhang mit einem Interessenkonflikt sollten sorgfältig dokumentiert, sicher aufbewahrt und für Prüfungen zugänglich sein.
Leitlinien für Manager/Supervisoren: Manager/Supervisoren sollten eine spezifische Schulung zum Umgang mit Offenlegungen von Interessenkonflikten erhalten, einschließlich der Beurteilung der potenziellen Auswirkungen auf das Unternehmen sowie der Weiterleitung an den Compliance-Ausschuss.
Regelmäßige Überprüfungen: Der Compliance-Ausschuss sollte regelmäßige Überprüfungen der offengelegten Interessenkonflikte durchführen, um Muster oder systemische Problembereiche zu erkennen.
Folgen der Nichtoffenlegung: Eine Nichtoffenlegung von Interessenkonflikten kann Disziplinarmaßnahmen gemäß §6.13 nach sich ziehen.

6.3. Einhaltung von Gesetzen und Vorschriften

Unsere Geschäftstätigkeit im Gesundheitswesen unterliegt weltweit umfassenden staatlichen Regulierungen. Insbesondere sind Zulassung und Vertrieb von pharmazeutischen Produkten, Kosmetika, Nahrungsergänzungsmitteln und Medizinprodukten streng reglementiert, doch auch viele andere Bereiche unserer Geschäftstätigkeit unterliegen gesetzlichen Bestimmungen und Vorschriften.
Im Einklang mit unserer Vision und unseren Werten ist es ein Grundsatz von Famar, die Gesetze aller Länder einzuhalten, in denen unsere Unternehmen tätig sind. Es liegt in der Verantwortung von Management und Mitarbeitenden, die für ihre Geschäftstätigkeit relevanten Gesetze und Vorschriften zu kennen und einzuhalten.
Die Leiterin der Abteilung Legal & Compliance ist dafür verantwortlich, einen aktuellen Überblick über die geltenden regulatorischen Anforderungen zu führen und entsprechende Leitlinien konzernweit zu verbreiten. Mitarbeitende und externe Dienstleister sollten sich an die Abteilung Legal & Compliance wenden, wenn sie Fragen zur Konformität einer Transaktion oder eines Verhaltens mit geltenden Gesetzen oder Vorschriften haben.

Zusätzliche Vorgaben:

Schulung und Weiterbildung: Die Abteilung Legal & Compliance organisiert in Abstimmung mit dem Group CHRO regelmäßige Schulungen, um sicherzustellen, dass alle Mitarbeitenden über die neuesten für ihre Aufgaben relevanten Gesetze und Vorschriften informiert sind.
Überwachung und Auditing: Die Abteilung Legal & Compliance implementiert regelmäßige Überwachungs- und Auditingprozesse, um die Einhaltung entsprechender Gesetze und Vorschriften sicherzustellen.
Meldung von Verstößen: Mitarbeitende und externe Dienstleister werden ermutigt, jeden Verdacht auf einen Verstoß gegen Gesetze oder Vorschriften ohne Angst vor Vergeltungsmaßnahmen über die Compliance/Whistleblower-Hotline oder direkt der Leiterin der Abteilung Legal & Compliance oder dem Group CHRO zu melden.
Ständige Verbesserung: Rückmeldungen aus Audits, Berichte von Mitarbeitenden und externe regulatorische Änderungen werden zur Aktualisierung von Richtlinien und Schulungsprogrammen genutzt.
Dokumentation: Sämtliche Rechtsberatungen, Schulungen und Überprüfungen der Compliance sollten sorgfältig dokumentiert und sicher aufbewahrt werden.
Verantwortung des Managements: Manager/Supervisoren aller Ebenen sind dafür verantwortlich, eine Kultur der Compliance zu fördern, mit gutem Beispiel voranzugehen und Probleme bei der Compliance umgehend zu beheben.
Globale Aspekte: Angesichts der globalen Ausrichtung unserer Geschäftstätigkeit ist den unterschiedlichen regulatorischen Anforderungen in den verschiedenen Ländern besondere Aufmerksamkeit zu widmen.

6.4. Kartell- und Wettbewerbsrecht

Ein Grundsatz von Famar ist es, die Kartell- und Wettbewerbsvorschriften aller Länder einzuhalten, in denen unsere Unternehmen tätig sind. Es ist Mitarbeitenden und externen Dienstleistern von Famar untersagt, sich wettbewerbswidrig zu verhalten und dabei gegen geltendes Kartell- oder Wettbewerbsrecht zu verstoßen.

Es ist Mitarbeitenden und externen Dienstleistern untersagt, durch Manipulation, Verschweigen, falsche Darstellung wesentlicher Tatsachen oder durch andere unlautere Geschäftspraktiken Kunden, Lieferanten, Wettbewerber oder andere Personen unrechtmäßig auszunutzen.

Zusätzliche Vorgaben:

Schulung und Sensibilisierung: Die Abteilung Legal & Compliance wird regelmäßige Schulungen zu Kartell- und Wettbewerbsrecht durchführen.
Unzulässige Praktiken: Preisabsprachen mit Wettbewerbern; Vereinbarungen zur Aufteilung von Märkten oder Kunden; Absprachen bei Ausschreibungen; Missbrauch einer marktbeherrschenden Stellung; Exklusivvereinbarungen, die den Wettbewerb unbillig beschränken.
Abstimmung mit der Rechtsabteilung: Mitarbeitende und externe Dienstleister sollten sich vor dem Abschluss von Vereinbarungen oder der Anwendung von Praktiken, die wettbewerbsrechtliche Bedenken aufwerfen könnten, mit der Abteilung Legal & Compliance beraten.
Meldung von Verstößen: Mitarbeitende und externe Dienstleister werden ermutigt, jeden Verdacht auf Verstöße über die Compliance/Whistleblower-Hotline oder direkt der Leiterin der Abteilung Legal & Compliance zu melden.

6.5. Umweltgesetze und -vorschriften

FAMAR verpflichtet sich, seine Geschäftstätigkeit auf umweltfreundliche Weise auszuüben. Manager/Supervisoren und Mitarbeitende sind dazu verpflichtet, die für ihren Verantwortungsbereich geltenden Umweltgesetze und -vorschriften zu kennen und einzuhalten.

Zusätzliche Vorgaben:

Umweltmanagementsysteme: FAMAR wird Umweltmanagementsysteme (UMS) einführen und aufrechterhalten, um die Umweltauswirkungen seiner Geschäftstätigkeit systematisch zu steuern und zu verringern.
Berichterstattung und Dokumentation: Die Mitarbeitenden müssen sicherstellen, dass alle Berichte zu Umweltthemen vollständig, korrekt und fristgerecht bei den Behörden eingereicht werden.
Vermeidung von Umweltbelastungen: FAMAR verpflichtet sich, Umweltbelastungen zu vermeiden und Abfälle durch Recycling sowie Wiederverwendung, wo immer möglich, zu minimieren.
Notfallvorsorge: Mitarbeitende müssen mit den Notfallverfahren bei umweltrelevanten Vorfällen vertraut sein.
Überwachung und Auditing: Das Unternehmen führt regelmäßige Umwelt-Audits durch, um die Einhaltung von Vorschriften sicherzustellen und Verbesserungspotenziale zu ermitteln.

6.6. Compliance im Gesundheitswesen; Herstellung von Arzneimitteln, Medizinprodukten, Kosmetika und Verbraucherprodukten

Kein Aspekt unserer Geschäftstätigkeit unterliegt einer strengeren behördlichen Regulierung als die Entwicklung, Herstellung und Zulassung unserer Gesundheitsprodukte. Aufgrund der Komplexität vieler dieser Vorschriften müssen Manager/Supervisoren besonders darauf achten, dass die zuständigen Mitarbeitenden und externen Dienstleister die gesetzlichen Bestimmungen kennen und die notwendigen Schritte zu deren Einhaltung unternehmen.

Zusätzliche Vorgaben:

Schulung und Weiterbildung: Das Unternehmen bietet umfassende Schulungen für alle Mitarbeitenden und externen Dienstleister an, die an der Entwicklung, Herstellung und Zulassung von Gesundheitsprodukten beteiligt sind.
Qualitätssicherung und -kontrolle: Das Unternehmen wird robuste Systeme zur Qualitätssicherung und -kontrolle implementieren, um sicherzustellen, dass alle Gesundheitsprodukte den regulatorischen Standards entsprechen.
Team für regulatorische Angelegenheiten: Das Team für regulatorische Angelegenheiten überwacht regulatorische Anforderungen, legt sie aus und berät Mitarbeitende und externe Dienstleister.
Dokumentation und Aufzeichnungen: Sämtliches Personal ist dazu verpflichtet, genaue und detaillierte Aufzeichnungen über relevante Tätigkeiten zu führen.
Einhaltung von Vorschriften durch Lieferanten und Dritte: Das Unternehmen stellt sicher, dass alle Lieferanten und Drittpartner die einschlägigen regulatorischen Anforderungen einhalten.

6.7. Arbeitsrechtliche Vorschriften und Richtlinien

Unsere Mitarbeitenden sind unsere wichtigste Ressource. Sämtliche Beschäftigungsverhältnisse müssen im Einklang mit allen geltenden Gesetzen und Vorschriften stehen, einschließlich der Bestimmungen zu Arbeitszeiten, Vergütung, Chancengleichheit, Menschenrechten und Arbeitsbedingungen.
FAMAR untersagt Diskriminierung und Belästigung von Mitarbeitenden und externen Dienstleistern aufgrund ihrer ethnischen Herkunft, Hautfarbe, Religion, ihres Geschlechts, ihrer sexuellen Orientierung, ihrer nationalen Herkunft, ihres Alters, einer Behinderung oder eines anderen gesetzlich geschützten Merkmals.
Famar verpflichtet sich zu einem sauberen, ordentlichen und sicheren Arbeitsumfeld für alle Mitarbeitenden. Famar fordert die strikte Einhaltung gesetzlich vorgeschriebener Standards für Arbeitssicherheit und Arbeitshygiene.
Neben den lokalen Gesetzen und Vorschriften findet die Famar-Richtlinie zur Beschäftigung Jugendlicher Anwendung, wenn Personen unter 18 Jahren bei der Herstellung eines Produkts oder einer Produktkomponente durch oder für eines unserer Unternehmen beschäftigt werden.
Zudem untersagt Famar jegliche Form von Zwangs- oder Pflichtarbeit bei der Herstellung eines Produkts oder einer Produktkomponente durch oder für eines unserer Unternehmen.
In Spanien sowie in anderen Rechtsräumen, in denen dies vorgeschrieben ist, setzt FAMAR die im FAMAR-Gleichstellungsplan (2022–2026) festgelegten Verpflichtungen um, der Chancengleichheit, Nichtdiskriminierung und Gleichbehandlung bei allen beschäftigungsbezogenen Entscheidungen regelt. Sollten anderweitige lokale Rechtsvorschriften zur Gleichstellung gelten, so hält Famar den jeweils höheren Standard ein.

Zusätzliche Vorgaben:

Schulung und Sensibilisierung: Die Abteilung Legal & Compliance sowie der Group CHRO werden regelmäßige Schulungen zu arbeitsrechtlichen Bestimmungen durchführen, die Nichtdiskriminierung, Arbeitssicherheit und faire Arbeitspraktiken abdecken.
Beschwerdeverfahren: FAMAR wird klare und leicht zugängliche Beschwerdeverfahren einrichten und aufrechterhalten. Mitarbeitende und externe Dienstleister können Vorfälle von Diskriminierung, Belästigung oder anderen Verstößen gegen die Unternehmensrichtlinien über die Compliance/Whistleblower-Hotline oder direkt dem Group CHRO beziehungsweise der Leiterin der Abteilung Legal & Compliance melden. Alle Beschwerden werden zeitnah, fair und vertraulich bearbeitet.
Chancengleichheit im Beschäftigungsverhältnis: Entscheidungen zu Rekrutierung, Einstellung, Schulung, Beförderung und zu sonstigen arbeitsbezogenen Angelegenheiten basieren auf Leistung, Qualifikation und betrieblichen Erfordernissen, unabhängig von einem geschützten Status.
Work-Life-Balance: Das Unternehmen fördert eine gesunde Work-Life-Balance durch die Einführung flexibler Arbeitszeiten, Optionen für mobiles Arbeiten sowie weitere unterstützende Maßnahmen, sofern dies praktikabel und mit den lokalen gesetzlichen Bestimmungen vereinbar ist.
Wohlbefinden von Mitarbeitenden: FAMAR fördert das physische und psychische Wohlbefinden seiner Mitarbeitenden und eine positive Arbeitsplatzkultur.
Einhaltung der Vorgaben zu Kinderarbeit und Zwangsarbeit: Das Unternehmen führt regelmäßige Audits und Bewertungen seiner Betriebsabläufe und Lieferketten durch, um die Einhaltung seiner Richtlinien gegen Kinder- und Zwangsarbeit sicherzustellen.
Arbeitsschutz und Arbeitssicherheit: FAMAR wird seine Managementsysteme für Arbeitsschutz und Arbeitssicherheit kontinuierlich verbessern; dies beinhaltet regelmäßige Gefährdungsbeurteilungen, Sicherheitsschulungen sowie die Sicherstellung, dass sämtliche Sicherheitsausrüstung auf dem neuesten Stand ist.

6.8. Einhaltung des Wertpapierrechts

Es ist Mitarbeitenden und externen Dienstleistern untersagt, Wertpapiere von Unternehmen unter Verwendung nicht öffentlicher Informationen zu kaufen oder zu verkaufen, die sie im Rahmen ihrer Tätigkeit für FAMAR erlangt haben. Es ist Mitarbeitenden und externen Dienstleistern untersagt, diese Informationen an Dritte weiterzugeben.

Zusätzliche Vorgaben:

Insiderhandel: Insiderhandel ist streng untersagt und kann sowohl für die betreffende Person als auch für das Unternehmen schwerwiegende rechtliche Konsequenzen nach sich ziehen.
Sperrfristen: Das Unternehmen kann Sperrfristen festlegen, in denen es Mitarbeitenden untersagt ist, mit Wertpapieren des Unternehmens oder anderer Unternehmen zu handeln.
Vertraulichkeitsverpflichtungen: Sämtliches Personal ist dazu verpflichtet, die Vertraulichkeit nicht öffentlicher Informationen zu wahren.
Abstimmung mit der Rechtsabteilung: Mitarbeitende und externe Dienstleister sollten sich an die Abteilung Legal & Compliance wenden, wenn sie sich nicht sicher sind, ob bestimmte Informationen als nicht öffentliche Informationen gelten.
Meldung von Verstößen: Mutmaßliche Verstöße sollten über die Compliance/Whistleblower-Hotline oder direkt an die Leiterin der Abteilung Legal & Compliance gemeldet werden.
Disziplinarmaßnahmen: Verstöße können strafrechtliche Konsequenzen, Geld- und Freiheitsstrafen sowie disziplinarische oder vertragliche Maßnahmen gemäß §6.13 nach sich ziehen.

6.9. Politische Aktivitäten und Zuwendungen

Es ist Mitarbeitenden untersagt, direkt oder indirekt Gelder oder Vermögenswerte des Unternehmens für politische Parteien, Kandidaten oder Wahlkämpfe zu verwenden oder diesen beizusteuern, es sei denn, dies ist im jeweiligen Land rechtmäßig und üblich und wurde vom Chief Executive Officer genehmigt.

Zusätzliche Vorgaben:

Genehmigungsverfahren: Jede geplante politische Zuwendung muss schriftlich eingereicht und vorab vom Chief Executive Officer genehmigt werden.
Einhaltung lokaler Gesetze: Alle politischen Zuwendungen müssen den lokalen Gesetzen und Vorschriften des Landes entsprechen, in dem die Zuwendung erfolgt.
Transparenz und Dokumentation: Alle genehmigten politischen Zuwendungen müssen lückenlos dokumentiert werden.
Persönliche politische Aktivitäten: Mitarbeitenden steht es frei, sich privat politisch zu engagieren, sofern dies nicht mit ihren Pflichten gegenüber dem Unternehmen kollidiert oder eine Unterstützung durch das Unternehmen impliziert. Persönliche politische Zuwendungen dürfen ausschließlich aus privaten Mitteln erfolgen.
Politische Neutralität: Das Unternehmen wahrt politische Neutralität und unterstützt keine politische Partei, keinen Kandidaten und keine Kampagne.
Disziplinarmaßnahmen: Verstöße können Disziplinarmaßnahmen gemäß §6.13 nach sich ziehen.

6.10. Wahrung von Geschäftsgeheimnissen, vertraulichen Informationen und personenbezogenen Daten

Es entspricht der Unternehmenspolitik von FAMAR, die Geschäftsgeheimnisse und geschützten Informationen anderer zu respektieren. Ein auf unlautere Weise erlangtes Geschäftsgeheimnis ist keine legitime Quelle für einen Wettbewerbsvorteil. Werden Mitarbeitenden oder externen Dienstleistern Geschäftsgeheimnisse oder geschützte Informationen eines Wettbewerbers in verdächtiger Weise angeboten, ist die Abteilung Legal & Compliance unverzüglich zu kontaktieren. Mitarbeitende und externe Dienstleister sind verpflichtet, alle nicht öffentlichen Informationen vertraulich zu behandeln, die ihnen im Rahmen ihrer Tätigkeit bekannt werden, sofern die Offenlegung nicht genehmigt oder gesetzlich vorgeschrieben ist.
Die Verarbeitung, die Speicherung und der Schutz personenbezogener Daten unterliegen der Richtlinie COP-31 (Richtlinie zum Schutz personenbezogener Daten), in der die Verpflichtungen von FAMAR gemäß der DSGVO und den geltenden lokalen Datenschutzgesetzen festgelegt sind. Sämtliches Personal, das mit personenbezogenen Daten umgeht, muss neben den Anforderungen dieses Abschnitts auch die Vorgaben der COP-31 einhalten.

Zusätzliche Vorgaben:

Schulung und Sensibilisierung: Die Abteilung Legal & Compliance führt regelmäßige Schulungen zum Schutz von Geschäftsgeheimnissen, vertraulichen Informationen und personenbezogenen Daten durch.
Geheimhaltungsvereinbarungen (NDAs): Mitarbeitende und externe Dienstleister können zur Unterzeichnung von Geheimhaltungsvereinbarungen verpflichtet werden.
Interne Kontrollen: Das Unternehmen implementiert interne Kontrollen, um den Zugriff auf vertrauliche Informationen auf diejenigen Personen zu beschränken, die diese benötigen.
Meldung von Verstößen: Mutmaßliche Verstöße sollten über die Compliance/Whistleblower-Hotline oder direkt an die Leiterin der Abteilung Legal & Compliance gemeldet werden.
Überwachung und Auditing: Das Unternehmen führt regelmäßige Audits durch, um die Einhaltung der Vorschriften sicherzustellen.
Rechtliche Konsequenzen: Das Unternehmen weist auf die rechtlichen Konsequenzen von Verstößen hin, einschließlich möglicher zivil- und strafrechtlicher Sanktionen.

6.11. Verwendung von Geldern, Vermögenswerten und Informationen des Unternehmens; Führung korrekter Bücher und Aufzeichnungen; Zahlungen in andere Länder

Der Verkauf der Dienstleistungen des Unternehmens sowie der Einkauf von Produkten und Dienstleistungen von Lieferanten erfolgen ausschließlich auf der Grundlage von Qualität, Preis und Service und niemals auf der Grundlage der Gewährung oder Entgegennahme von Zahlungen, Geschenken, Bewirtungen oder Gefälligkeiten.
Mitarbeitende und externe Dienstleister sind dazu verpflichtet, die Gelder, Vermögenswerte und Informationen des Unternehmens zu schützen. Es ist Mitarbeitenden und externen Dienstleistern untersagt, Gelder, Vermögenswerte oder Informationen des Unternehmens für persönliche Vorteile oder zur Verfolgung persönlicher Interessen zu nutzen.
Gelder, Vermögenswerte oder Informationen des Unternehmens dürfen nicht für rechtswidrige Zwecke verwendet werden. Es ist Mitarbeitenden untersagt, sich durch Bestechung, illegale politische Spenden oder andere unzulässige Zahlungen Privilegien oder Sonderleistungen zu verschaffen oder seinem Amtsträger auf andere Weise etwas von Wert zukommen zu lassen, um eine Handlung oder Entscheidung unzulässig zu beeinflussen.
Es ist untersagt, nicht offengelegte oder nicht verbuchte Fonds oder Vermögenswerte zu jeglichem Zweck einzurichten. Es dürfen aus keinem Grund falsche oder fiktive Einträge in den Büchern und Aufzeichnungen des Unternehmens vorgenommen werden und es ist Mitarbeitenden untersagt, sich an Vereinbarungen zu beteiligen, die zu einer solchen untersagten Handlung führen, selbst wenn sie von einem Manager/Supervisor dazu angewiesen werden.

Es ist untersagt, Zahlungen zu genehmigen oder zu leisten, wenn die Vereinbarung oder Absprache besteht, dass ein Teil dieser Zahlung für einen anderen als den in den zahlungsbegründenden Unterlagen ausgewiesenen Zweck verwendet werden soll.

Zahlungen in andere Länder:

Es dürfen keinerlei Zahlungen an einen nicht verbundenen Vertriebspartner oder Handelsvertreter in einem anderen Land als jenem erfolgen, in dem die Verkäufe getätigt wurden oder in dem der Vertriebshändler oder Handelsvertreter über eine wesentliche Niederlassung verfügt. Solche Zahlungen dürfen an andere Rechtsträger geleistet werden, sofern: (i) die Rechtsvorschriften jedes beteiligten Landes solche Zahlungen zulassen, was vorab von einer sachkundigen lokalen Rechtsberatung in Zusammenarbeit mit der Abteilung Legal & Compliance festzustellen ist; (ii) die Transaktion im Übrigen in jeder Hinsicht dieser COP entspricht; und (iii) die Vereinbarungen in einem Vereinbarungsschreiben festgehalten sind, das internen und externen Prüfern zur Einsicht zur Verfügung steht.
Der CEO und die Mitglieder der Geschäftsleitung tragen die Hauptverantwortung für die Entwicklung, Einführung und Aufrechterhaltung eines wirksamen Systems interner Kontrollen im Rechnungswesen.

Zusätzliche Vorgaben:

Interne Kontrollen und Prüfungen: Das Unternehmen implementiert strenge interne Kontrollen und führt regelmäßige Prüfungen durch.
Vertrauliche Meldung: Mitarbeitende und externe Dienstleister können jeden Verdacht auf Missbrauch über die Compliance/Whistleblower-Hotline oder direkt an die Leiterin der Abteilung Legal & Compliance oder den Group CHRO melden.
Einhaltung rechtlicher Vorschriften: Konsultieren Sie die Abteilung Legal & Compliance, bevor Sie Vereinbarungen mit rechtlichen Auswirkungen eingehen.
Dokumentation und Aufzeichnungen: Führen Sie sorgfältige und genaue Aufzeichnungen über alle Finanztransaktionen.
Schutz von Whistleblowern: Alle Meldungen werden vertraulich behandelt und unparteiisch untersucht. Personen, die in gutem Glauben Meldung erstatten, wird Schutz vor Vergeltungsmaßnahmen zugesichert.

6.12. Antikorruptionsrichtlinie

FAMAR verpflichtet sich, seine Geschäftstätigkeit nach höchsten Integritäts- und Ethikstandards auszuüben. Dies schließt eine Null-Toleranz-Politik gegenüber jeglicher Form von Korruption und Bestechung ein. Mitarbeitende und externe Dienstleister müssen die folgenden Grundsätze einhalten:

Unzulässige Handlungen:

Es ist Mitarbeitenden und externen Dienstleistern untersagt, Bestechungsgelder, Schmiergelder oder sonstige unzulässige Zahlungen oder Vorteile an oder von Personen oder Organisationen, ob öffentlich oder privat, anzubieten, zu geben, zu fordern oder anzunehmen.
Es ist Mitarbeitenden und externen Dienstleistern untersagt, sich an Korruption in jeglicher Form zu beteiligen, einschließlich des Anbietens oder Annehmens von Geschenken, Bewirtung oder Unterhaltung, die darauf abzielen, eine Geschäftsentscheidung unzulässig zu beeinflussen.
Es ist Mitarbeitenden und externen Dienstleistern untersagt, Schmiergeldzahlungen zu leisten, um die Durchführung routinemäßiger behördlicher Maßnahmen zu beschleunigen oder sicherzustellen.

Sorgfaltspflichten und Dritte:

Mitarbeitende müssen Dritte, wie Lieferanten, Vertriebspartner und Geschäftspartner, sorgfältig prüfen.
Alle Vereinbarungen mit Dritten müssen Antikorruptionsklauseln enthalten.

Meldungen und Whistleblowing:

Mutmaßliche Korruptions-oder Bestechungsfälle sollten über die Compliance/Whistleblower-Hotline oder direkt der Leiterin der Abteilung Legal & Compliance oder dem Group CHRO gemeldet werden. Alle Meldungen werden unverzüglich und gründlich untersucht.
FAMAR garantiert Whistleblowern, die Meldungen in gutem Glauben erstatten, Schutz vor jeglicher Form von Vergeltungsmaßnahmen.

Folgen von Verstößen:

Verstöße können disziplinarische oder vertragsrechtliche Maßnahmen, die Beendigung des Arbeits- oder Auftragsverhältnisses sowie rechtliche Sanktionen nach sich ziehen, wie in §6.13 näher dargelegt.

6.13. Disziplinarische Konsequenzen von Verstößen

Mitarbeitende, die gegen diesen Verhaltenskodex oder eine der hierin genannten Richtlinien verstoßen, können Disziplinarmaßnahmen bis hin zur Kündigung unterliegen und gegebenenfalls den zuständigen Behörden zur Einleitung zivil- oder strafrechtlicher Verfahren gemeldet werden. Disziplinarmaßnahmen werden verhältnismäßig, fair und einheitlich sowie in Übereinstimmung mit dem geltenden Arbeitsrecht und den internen Personalverfahren von FAMAR angewandt.

Externe Dienstleister, die gegen diesen Verhaltenskodex verstoßen, können vertraglichen Maßnahmen bis hin zur Beendigung des Auftragsvertrags unterliegen und gegebenenfalls den zuständigen Behörden zur Einleitung zivil- oder strafrechtlicher Verfahren gemeldet werden.

Unbeschadet des Vorstehenden sind im Folgenden Beispiele für Verhaltensweisen aufgeführt, die Maßnahmen gemäß diesem Kodex nach sich ziehen können:

Beteiligung an jeglicher Form von Korruption, Bestechung oder Betrug.
Unterlassung der Offenlegung eines Interessenkonflikts oder einer persönlichen Beziehung, die zu einem Interessenkonflikt führen könnte.
Missbrauch von Geldern, Vermögenswerten oder vertraulichen Informationen des Unternehmens.
Insiderhandel oder sonstige Verstöße gegen das Wertpapierrecht.
Verletzung von Vertraulichkeitsverpflichtungen, einschließlich Verpflichtungen zum Schutz personenbezogener Daten gemäß COP-31.
Abgabe falscher Erklärungen oder falscher Bescheinigungen im Rahmen dieses Kodex.
Verweigerung der Mitwirkung an einer internen Untersuchung oder Prüfung.

Vergeltungsmaßnahmen gegen Mitarbeitende oder externe Dienstleister, die in gutem Glauben einen mutmaßlichen Verstoß gegen diesen Kodex melden, stellen selbst einen Verstoß gegen diesen Kodex dar und ziehen disziplinarische oder vertragliche Maßnahmen nach sich.

Die Bestimmungen dieses Abschnitts schränken das Recht des Unternehmens nicht ein, weitere Maßnahmen zu ergreifen, die nach geltendem Recht erforderlich sind oder dem Schutz der berechtigten Interessen des Unternehmens dienen.

6.14. Compliance-Ausschuss und Beschwerdeverfahren

Compliance-Ausschuss – Zusammensetzung und Mandat

FAMAR unterhält einen Compliance-Ausschuss auf Konzernebene, der für Entgegennahme, Untersuchung und Beilegung von Compliance-Beschwerden und -meldungen zuständig ist, die auf der Grundlage dieses Kodex und der dazugehörigen Richtlinien eingereicht werden.

Ständige Mitglieder:

Leiterin der Abteilung Legal & Compliance
Group HR

Ad hoc Mitglied:

Leiter des jeweiligen Geschäftsbereichs oder Mitglieder der Geschäftsleitung werden hinzugezogen, wenn die Beschwerde operative Auswirkungen auf einen bestimmten Geschäftsbereich hat. Der Leiter des betreffenden Geschäftsbereichs nimmt nicht an Angelegenheiten teil, bei denen ein persönlicher Interessenkonflikt besteht.

Der Compliance-Ausschuss berichtet seine Feststellungen und abschließenden Empfehlungen dem Group CEO, der die endgültige Entscheidung über das weitere Vorgehen trifft. Der CEO informiert anschließend die Geschäftsleitung sowie, falls der Sachverhalt dies erfordert (z. B. bei erheblichen rechtlichen Risiken, Beteiligung von Führungskräften oder gemäß geltenden Governance-Regeln), den Aufsichtsrat.

Whistleblowing-Hotline

FAMAR unterhält eine Compliance/Whistleblower-Hotline als primären Kanal für die Meldung mutmaßlicher Verstöße gegen diesen Verhaltenskodex, die FAMAR-Richtlinie zu persönlichen Beziehungen am Arbeitsplatz oder sonstige Compliance-Richtlinien von FAMAR.

Zugang und Meldungseingang:

Die Compliance/Whistleblower-Hotline ist für alle Mitarbeitenden und externen Dienstleister an allen FAMAR-Standorten erreichbar.
Über die Compliance/Whistleblower-Hotline eingereichte Meldungen werden von der Leiterin der Abteilung Legal & Compliance und dem Group CHRO gemeinsam entgegengenommen.
Der Kanal ermöglicht anonyme Meldungen, sofern dies nach geltendem Recht zulässig ist.

Vertraulichkeit und Schutz:

Die Identität der meldenden Personen wird streng vertraulich behandelt und nicht ohne deren Zustimmung offengelegt, es sei denn, dies ist gesetzlich vorgeschrieben.
FAMAR untersagt strikt jegliche Vergeltungsmaßnahmen gegen Mitarbeitende oder externe Dienstleister, die in gutem Glauben einen Bericht einreichen. Jede Handlung, die eine Vergeltungsmaßnahme darstellt, ist ihrerseits ein Verstoß gegen diesen Verhaltenskodex und führt zu disziplinarischen oder vertragsrechtlichen Maßnahmen.

Beschwerdeverfahren – Ablauf

Alle Beschwerden und Meldungen, die über die Compliance/Whistleblower-Hotline oder direkt der Leiterin der Abteilung Legal & Compliance oder dem Group CHRO eingereicht werden, werden nach dem folgenden Verfahren bearbeitet:

Schritt	Zeitraum	Maßnahme
1	Unmittelbar	Eingang und Eingangsbestätigung Die Meldung wird von der Leiterin der Abteilung Legal & Compliance und dem Group CHRO über die Compliance/Whistleblower-Hotline entgegengenommen. Der Empfang wird der meldenden Person (falls nicht anonym) innerhalb von 5 Arbeitstagen bestätigt.
2	Innerhalb von 10 Arbeitstagen	Erste Bewertung und Bildung eines Ausschusses Die Leiterin der Abteilung Legal & Compliance und der Group CHRO führen eine erste Bewertung der Meldung durch, um deren Umfang und Schwere zu bestimmen. Der Compliance-Ausschuss wird formell einberufen. Hat der Sachverhalt betriebliche Auswirkungen auf einen bestimmten Geschäftsbereich, wird der zuständige Business Unit Director als Ad-hoc-Mitglied hinzugezogen, sofern bei ihm kein Interessenkonflikt vorliegt.
3	Je nach Komplexität	Untersuchung Der Compliance-Ausschuss führt eine eingehende Untersuchung durch; diese kann die Prüfung von Unterlagen, Gespräche mit den betroffenen Parteien sowie gegebenenfalls die Hinzuziehung externer Berater einschließen. Alle beteiligten Parteien sind zur uneingeschränkten Mitwirkung verpflichtet. Während des gesamten Prozesses wird die Vertraulichkeit gewahrt.
4	Nach Abschluss der Untersuchung	Bericht über die Untersuchungsergebnisse an den Group CEO Der Compliance-Ausschuss erstellt einen schriftlichen Bericht über die Untersuchungsergebnisse, in dem die festgestellten Sachverhalte, die einschlägigen Richtlinienbestimmungen sowie eine Handlungsempfehlung dargelegt werden. Der Bericht wird dem Group CEO zur endgültigen Entscheidung vorgelegt.
5	Innerhalb von 5 Arbeitstagen nach Eingang des Berichts	Entscheidung durch den CEO Der Group CEO prüft den Bericht und die Empfehlungen des Compliance-Ausschusses und trifft die endgültige Entscheidung über das weitere Vorgehen, einschließlich etwaiger disziplinarischer, vertragsrechtlicher oder rechtlicher Maßnahmen.
6	Nach der Entscheidung durch den CEO	Eskalation an die Geschäftsleitung und den Aufsichtsrat Der Group CEO informiert die Geschäftsleitung über das Ergebnis. Sofern die Angelegenheit mit erheblichen rechtlichen Risiken verbunden ist, ein Mitglied des oberen Managements betrifft oder die geltenden Governance-Regeln dies erfordern, wird die Angelegenheit an den Aufsichtsrat eskaliert.
7	Während des gesamten Vorgangs	Dokumentation und Berichterstattung Sämtliche Beschwerden, Untersuchungsschritte, Ergebnisse und Entscheidungen werden von der Abteilung Legal & Compliance dokumentiert und sicher aufbewahrt. Aggregierte, anonymisierte Statistiken zu den eingegangenen Beschwerden und deren Ausgang werden jährlich der Geschäftsleitung und, falls erforderlich, dem Aufsichtsrat vorgelegt.

7. ANHÄNGE

N/A

Zugehörige FAMAR-Richtlinien

Dieser Verhaltenskodex ist in Verbindung mit den folgenden FAMAR-Richtlinien zu lesen:

COP-31 – Richtlinie zum Schutz personenbezogener Daten
FAMAR-Antikorruptionsrichtlinie
FAMAR-Verhaltenskodex für Lieferanten
FAMAR-Richtlinie zu Menschenrechten
FAMAR-Gleichstellungsplan (2022–2026)
FAMAR-Richtlinie zu persönlichen Beziehungen am Arbeitsplatz

(English Version) (Italian Version) (Spanish Version) (Greek Version)

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