Codice di condotta aziendale

1. SCOPO

La presente Procedura Operativa Aziendale (COP – Company Operation Procedure) stabilisce gli standard di condotta etica negli affari e di conformità normativa applicabili a tutte le attività aziendali e richiesti a tutti i dipendenti e collaboratori. La presente COP si applica a tutti i dipendenti e collaboratori di FAMAR Group.

2. AMBITO

La presente COP si applica a tutti i dipendenti e collaboratori del FAMAR Group in tutte le giurisdizioni in cui il FAMAR Group opera.

3. DEFINIZIONI

Termini chiave e relative definizioni:

— Conflitto di interessi: Qualsiasi situazione in cui gli interessi personali potrebbero entrare in conflitto con gli interessi di Famar. Ciò include le situazioni derivanti da relazioni personali, come ulteriormente disciplinato dalla Politica del FAMAR Group sulle relazioni personali sul luogo di lavoro.
— Informazioni non pubbliche: Informazioni che non sono state rese disponibili al pubblico e che potrebbero influenzare la decisione di un investitore di acquistare o vendere titoli.
— Corruzione: Offrire, dare, ricevere o sollecitare denaro, beni o qualsiasi altra utilità al fine di influenzare le azioni di un pubblico ufficiale o di qualsiasi altra persona nell’esercizio di un dovere pubblico o di un obbligo previsto dalla legge.
— Relazione personale: Come definito nella Politica del FAMAR Group sulle relazioni personali sul luogo di lavoro. Comprende i rapporti di parentela (coniuge, partner convivente, genitore, figlio, fratello o sorella, nonno o nonna, nipote, zio o zia, nipote in linea collaterale, cugino o cugina, nonché parenti acquisiti), i rapporti di convivenza (qualsiasi persona che risieda nello stesso nucleo familiare) e le relazioni sentimentali o intime tra dipendenti o collaboratori del FAMAR Group.
— Membri della famiglia: Ai fini del presente Codice, per familiari si intendono il coniuge o il partner convivente; i genitori e i suoceri; i figli e i figliastri; i fratelli e le sorelle; i nonni e i nipoti; gli zii, le zie, i nipoti in linea collaterale e i cugini; nonché qualsiasi altra persona legata da vincoli di sangue, matrimonio o adozione legale.
— Dati personali: Qualsiasi informazione relativa a una persona fisica identificata o identificabile, come definita dal Regolamento generale sulla protezione dei dati (UE) 2016/679 (GDPR) e dalla normativa locale applicabile in materia di protezione dei dati.
— Responsabile / Supervisore: Ai fini del presente Codice, i termini “Responsabile” e “Supervisore” sono utilizzati in modo intercambiabile per indicare qualsiasi persona che eserciti una responsabilità gerarchica diretta nei confronti di uno o più dipendenti o collaboratori.
— Comitato esecutivo: Il comitato di alta direzione del FAMAR Group, composto dall’Amministratore Delegato del Gruppo e dai suoi riporti diretti, responsabile dell’assunzione delle decisioni operative e dell’attuazione delle politiche aziendali.
— Consiglio di Amministrazione: L’organo di amministrazione del FAMAR Group, responsabile della supervisione strategica e della governance complessiva del Gruppo.
— Comitato per la conformità: Come definito al §6.14. L’organo a livello di gruppo responsabile della ricezione, dell’esame e della gestione delle segnalazioni e dei reclami in materia di conformità.
— Linea diretta per segnalazioni confidenziali (whistleblowing)/conformità: Il canale di segnalazione confidenziale di FAMAR, accessibile a tutti i dipendenti e collaboratori, attraverso il quale è possibile inviare segnalazioni di presunte violazioni del presente Codice o delle politiche correlate. Le segnalazioni sono ricevute congiuntamente dal Responsabile Affari Legali e Conformità e dal Direttore delle risorse umane del Gruppo.

4. RIFERIMENTI

4.1. Conflitti di interesse e gestione degli interessi
― Linee guida dell’OCSE per la gestione dei conflitti di interesse nel settore pubblico
― ISO 37001:2016
4.2. Leggi antitrust e sulla concorrenza
― — Diritto della concorrenza dell’UE: Legislazione dell’UE in materia di tutela della concorrenza.
4.3. Leggi e regolamenti ambientali
— ISO 14001:2015: Sistema di gestione ambientale.
— Regolamento (CE) n. 1221/2009 (EMAS): Regolamento UE in materia di gestione e audit ambientale.
4.4. Conformità in ambito sanitario
— Normative della FDA: Regolamenti emanati dalla Food and Drug Administration statunitense per prodotti farmaceutici, dispositivi medici e cosmetici.
— Regolamento UE sui dispositivi medici (MDR) 2017/745: Regolamento dell’Unione Europea sui dispositivi medici.
4.5. Leggi sull’occupazione e sul lavoro
— Norme dell’OIL (Organizzazione Internazionale del Lavoro): Norme dell’Organizzazione Internazionale del Lavoro in materia di diritti dei lavoratori.
— Piano per la parità di FAMAR (2022-2026): Politica interna che disciplina le pari opportunità, la non discriminazione e la parità in materia di occupazione in tutte le entità FAMAR. In Spagna e nelle altre giurisdizioni applicabili, il rispetto di tali norme è richiesto dalla legislazione vigente in materia di parità.
4.6. Conformità alla normativa sugli strumenti finanziari
— Regolamento (UE) n. 596/2014 (Regolamento sugli abusi di mercato – MAR): Regolamento dell’Unione europea in materia di abusi di mercato.
4.7. Attività e contributi politici
— Attività politiche, cariche pubbliche e servizio pubblico (OCSE): Linee guida dell’OCSE per le attività politiche e il servizio pubblico.
4.8. Tutela dei segreti commerciali, delle informazioni riservate e dei dati personali
— Direttiva (UE) 2016/943 sulla protezione dei segreti commerciali: Direttiva dell’Unione europea relativa alla tutela dei segreti commerciali.
— COP-31 (Politica sulla protezione dei dati personali): Politica interna del FAMAR Group che disciplina il trattamento, la conservazione e la protezione dei dati personali, compresi gli obblighi previsti dal GDPR e dalla normativa locale applicabile in materia di protezione dei dati.
4.9. Utilizzo dei fondi, dei beni aziendali e corretta tenuta dei libri e delle scritture contabili
— IFRS (International Financial Reporting Standards): Principi contabili internazionali per la redazione dell’informativa finanziaria.
4.10. Politica anticorruzione
— Convenzione delle Nazioni Unite contro la corruzione (UNCAC): Convenzione delle Nazioni Unite contro la corruzione.
4.11. Relazioni personali sul luogo di lavoro
— Politica FAMAR sulle relazioni personali sul luogo di lavoro: Politica interna di FAMAR che disciplina i conflitti di interesse derivanti da relazioni personali tra dipendenti e/o collaboratori. I dipendenti sono tenuti a dichiarare e gestire tali conflitti di interesse in conformità a tale politica.

5. RESPONSABILITÀ

- Tutti i Responsabili / Supervisori sono responsabili dell’attuazione e del rispetto della presente COP sulla Condotta Aziendale all’interno dei rispettivi team, compresa la necessaria diffusione della stessa al fine di garantire che dipendenti e collaboratori ne siano a conoscenza e la rispettino.
- I Responsabili / Supervisori che esercitano una supervisione diretta sui collaboratori sono responsabili di garantire che tali collaboratori siano informati del presente Codice e lo rispettino.
- Ai Responsabili / Supervisori competenti sarà periodicamente richiesto di attestare la conformità alla presente COP. Qualsiasi attestazione falsa, anche se effettuata su indicazione di un Responsabile / Supervisore di livello gerarchico superiore, sarà trattata con la massima severità.
- Tutti i dipendenti sono tenuti a rispettare la presente politica. Qualsiasi dipendente che venga a conoscenza di un atto vietato o illecito è tenuto a segnalarlo tempestivamente al Comitato per la conformità tramite la linea diretta per segnalazioni confidenziali (whistleblowing)/conformità oppure direttamente al Responsabile Affari Legali e Conformità o al Direttore delle Risorse Umane del Gruppo. Sebbene questi siano i canali di segnalazione preferenziali, i dipendenti possono anche effettuare la segnalazione al proprio Responsabile / Supervisore.
- I collaboratori sono soggetti al presente Codice nella misura prevista dai rispettivi accordi con FAMAR e sono tenuti a segnalare qualsiasi sospetta violazione tramite la linea diretta per segnalazioni confidenziali (whistleblowing)/conformità oppure direttamente al Responsabile Affari Legali e Conformità.
- I dipendenti e i collaboratori devono essere informati dei propri obblighi di segnalazione ed essere incoraggiati a segnalare qualsiasi attività vietata o illecita di cui vengano a conoscenza. Nessuna ritorsione sarà adottata nei confronti di chi effettui una segnalazione in buona fede.
- Il Dipartimento Affari Legali e Conformità dispone di programmi di audit volti a monitorare il rispetto della presente Politica.
- Anche i revisori esterni presteranno particolare attenzione alla verifica del rispetto della presente Politica. Tutti i dipendenti sono tenuti a fornire piena collaborazione e a mettere a disposizione tutte le informazioni richieste sia ai revisori interni sia ai revisori esterni nell’ambito di qualsiasi verifica del rispetto della presente COP.

6. PROCEDURA

6.1. Conflitti di interesse

Ogni dipendente e collaboratore ha il dovere di evitare interessi o rapporti d’affari, finanziari o di altra natura, diretti o indiretti, che siano in conflitto con gli interessi del FAMAR Group o che possano compromettere la propria lealtà nei confronti della Società. Qualsiasi attività che anche solo appaia idonea a generare un tale conflitto deve essere evitata, mitigata o cessata, salvo che, previa comunicazione al competente livello dirigenziale, venga stabilito che tale attività non arreca pregiudizio alla Società né risulta altrimenti inappropriata e che la sua prosecuzione sia autorizzata dalla Società. Qualora la cessazione immediata dell’interesse in conflitto non sia praticabile, dovranno essere adottate adeguate misure di salvaguardia conformemente alle disposizioni sulla Gestione dei conflitti di interesse dichiarati riportate di seguito.

Un conflitto di interessi, o anche solo l’apparenza di un conflitto di interessi, può sorgere in molti modi. Ad esempio, a seconda delle circostanze, possono costituire un conflitto di interessi inappropriato le seguenti situazioni:

Il possesso di una partecipazione o di un interesse, diretto o indiretto, ad esempio tramite familiari, in un concorrente oppure in un’impresa con la quale la Società intrattiene o intende instaurare un rapporto commerciale (quale un fornitore, un cliente, un locatore, un distributore, ecc.).
Trarre profitto, o consentire ad altri di trarre profitto, da informazioni riservate o da opportunità commerciali rese disponibili in ragione del rapporto di lavoro o di collaborazione con la Società.
Prestare la propria attività, in qualità di dipendente, amministratore, dirigente, socio, agente o consulente, a favore di un concorrente oppure di un fornitore o cliente, attuale o potenziale.
Sollecitare o accettare regali, pagamenti, prestiti, servizi o qualsiasi altra forma di compenso da fornitori, clienti, concorrenti o da altri soggetti che intendano intrattenere rapporti commerciali con la Società.
Influenzare o tentare di influenzare qualsiasi operazione commerciale tra la Società e un’altra entità nella quale un dipendente o collaboratore detenga, direttamente o indirettamente, un interesse finanziario.
Acquistare o vendere strumenti finanziari di un’altra società utilizzando informazioni non pubbliche ottenute nell’esercizio delle proprie funzioni, oppure comunicare tali informazioni a terzi.

Sono consentite le normali manifestazioni di cortesia comunemente associate a legittimi rapporti d’affari. Tra queste rientrano le consuete forme di ospitalità, quali pranzi o cene di lavoro, nonché omaggi occasionali di modico valore. Il buon senso dovrebbe dettare cosa si può considerare stravagante o eccessivo. Se un terzo imparziale potrebbe ragionevolmente ritenere che tali benefici abbiano influenzato il vostro giudizio, significa che sono eccessivi. Tutti i rapporti commerciali devono essere intrattenuti a condizioni di piena indipendenza (arm’s length) ed essere esenti da qualsiasi trattamento di favore derivante da interessi personali dei nostri dipendenti o collaboratori.

Disposizioni aggiuntive:

Dichiarazione dei potenziali conflitti di interesse: I dipendenti e i collaboratori sono tenuti a dichiarare qualsiasi situazione che possa generare un conflitto di interessi, o anche solo l’apparenza di un conflitto di interessi, al proprio Responsabile / Supervisore oppure al Comitato per la conformità entro 10 giorni lavorativi dal momento in cui ne vengono a conoscenza. Ciò comprende relazioni, interessi finanziari o qualsiasi altra situazione che possa potenzialmente entrare in conflitto con gli interessi della Società. Qualora la situazione sia urgente o riguardi decisioni aziendali in corso, la dichiarazione dovrà essere effettuata immediatamente.
Gestione dei conflitti di interesse dichiarati: A seguito della dichiarazione, il Comitato per la conformità (cfr. §6.14) valuterà la situazione e determinerà le misure più appropriate da adottare. Tali misure possono comprendere l’obbligo per il dipendente o collaboratore di dismettere determinati interessi, la riassegnazione delle mansioni, l’istituzione di barriere informative, l’astensione dalla partecipazione a specifiche decisioni oppure altre misure di salvaguardia volte a mitigare il conflitto. Le misure concordate e la relativa durata saranno documentate per iscritto.
Formazione e sensibilizzazione: Il Responsabile Affari Legali e Conformità, in coordinamento con il Direttore delle Risorse Umane del Gruppo, è responsabile dell’organizzazione, con cadenza almeno annuale, della formazione in materia di conflitti di interesse destinata a tutti i dipendenti, comprendente esempi di potenziali conflitti e indicazioni sulle modalità con cui gestirli. I dipendenti che entrano a far parte della Società riceveranno tale formazione nell’ambito del programma di inserimento aziendale. Sarà mantenuta evidenza della formazione erogata.
Provvedimenti disciplinari: Il mancato rispetto della politica in materia di conflitti di interesse può comportare l’adozione di provvedimenti disciplinari, come previsto al §6.13.
Relazioni personali: I conflitti di interesse derivanti da Relazioni personali tra dipendenti e/o collaboratori sono disciplinati dalla Politica del FAMAR Group sulle relazioni personali sul luogo di lavoro. I dipendenti e i collaboratori sono tenuti a dichiarare qualsiasi Relazione personale che possa dare luogo a un conflitto di interessi, in conformità a tale politica.

6.2. La dichiarazione è fondamentale

Qualsiasi dipendente o collaboratore che abbia dubbi sul fatto che una determinata situazione costituisca un conflitto di interessi, o anche solo l’apparenza di un conflitto di interessi, deve comunicare i dettagli rilevanti, preferibilmente per iscritto, al proprio Responsabile / Supervisore oppure direttamente al Comitato per la conformità.

Ciascun Responsabile / Supervisore è tenuto a discutere la situazione con il dipendente e ad assumere una decisione previa consultazione con il competente livello gerarchico superiore oppure deferendo la questione al Comitato per la conformità.

Ciascun membro del Comitato Esecutivo è tenuto a informare per iscritto l’Amministratore Delegato del Gruppo di tutte le dichiarazioni e delle decisioni adottate ai sensi della presente COP nell’ambito della propria area di responsabilità.

In sintesi, ogni dipendente e collaboratore è tenuto a dichiarare qualsiasi conflitto di interessi che lo riguardi, o anche solo l’apparenza di un conflitto di interessi. L’esito del processo di dichiarazione, discussione e consultazione può consistere nell’autorizzazione di determinati rapporti o operazioni, qualora si stabilisca che, nonostante l’apparenza di un conflitto, essi non arrechino pregiudizio alla Società. Tuttavia, tutti i conflitti di interessi e le situazioni che possano anche solo apparire come tali sono vietati, anche qualora non arrechino pregiudizio alla Società, salvo che siano stati preventivamente sottoposti a tale processo.

Disposizioni aggiuntive:

Riservatezza: Tutte le dichiarazioni rese dai dipendenti o dai collaboratori devono essere trattate con la massima riservatezza. Le informazioni dichiarate devono essere condivise esclusivamente con i soggetti che abbiano un legittimo bisogno di conoscerle.
Documentazione: Tutte le dichiarazioni, le decisioni e le misure adottate in risposta a un conflitto di interessi devono essere adeguatamente documentate, conservate in modo sicuro e rese disponibili ai fini di eventuali verifiche di audit.
Linee guida per i Responsabili / Supervisori: I Responsabili / Supervisori devono ricevere una formazione specifica sulle modalità di gestione delle dichiarazioni di conflitto di interessi, compresa la valutazione del potenziale impatto sulla Società e le modalità di escalation della questione al Comitato per la conformità.
Verifiche periodiche: Il Comitato per la conformità deve effettuare verifiche periodiche dei conflitti di interesse dichiarati al fine di individuare eventuali modelli ricorrenti o aree di rischio di carattere sistemico.
Conseguenze della mancata dichiarazione: La mancata dichiarazione di un conflitto di interessi può comportare l’adozione di provvedimenti disciplinari, come previsto al §6.13.

6.3. Conformità alle leggi e ai regolamenti

La nostra attività nel settore sanitario è soggetta, in tutto il mondo, a un’ampia regolamentazione da parte delle autorità competenti. L’autorizzazione e la commercializzazione di prodotti farmaceutici, cosmetici, integratori alimentari e dispositivi medici sono soggette a una regolamentazione particolarmente rigorosa, ma anche molti altri aspetti della nostra attività sono disciplinati da leggi e regolamenti.

In linea con la nostra Visione e i nostri Valori, è politica del FAMAR Group rispettare le leggi di ciascun Paese in cui le società del Gruppo operano. È responsabilità del management e dei dipendenti conoscere le leggi e i regolamenti pertinenti alle proprie responsabilità lavorative e conformarsi agli stessi.

Il Responsabile Affari Legali e Conformità è responsabile del mantenimento di un quadro costantemente aggiornato dei requisiti normativi applicabili e della diffusione delle relative linee guida all’interno del FAMAR Group. I dipendenti e i collaboratori che abbiano dubbi circa la conformità di un’operazione o di un comportamento alle leggi o ai regolamenti applicabili devono consultare il Dipartimento Affari Legali e Conformità.

Disposizioni aggiuntive:

Formazione e istruzione: Il Dipartimento Affari Legali e Conformità, in coordinamento con il Direttore delle Risorse Umane del Gruppo, è responsabile dell’organizzazione di sessioni di formazione periodiche volte a garantire che tutti i dipendenti siano aggiornati sulle più recenti leggi e normative pertinenti alle rispettive mansioni.
Monitoraggio e audit: Il Dipartimento Affari Legali e Conformità attuerà regolari attività di monitoraggio e programmi di audit al fine di verificare il rispetto delle leggi e dei regolamenti applicabili.
Segnalazione di casi di mancata conformità: I dipendenti e i collaboratori sono incoraggiati a segnalare qualsiasi sospetta violazione di leggi o regolamenti, senza timore di ritorsioni, tramite la linea diretta per la segnalazione confidenziale (whistleblowing) oppure direttamente al Responsabile Affari Legali e Conformità o al Direttore delle Risorse Umane del Gruppo.
Miglioramento continuo: Le risultanze degli audit, le segnalazioni dei dipendenti e le modifiche della normativa applicabile saranno utilizzate per aggiornare le politiche aziendali e i programmi di formazione.
Documentazione: Tutte le consulenze legali, le attività formative e le verifiche di conformità devono essere adeguatamente documentate e conservate in modo sicuro.
Responsabilità della direzione: I Responsabili / Supervisori, a tutti i livelli, sono responsabili di promuovere una cultura della conformità, dare il buon esempio e affrontare tempestivamente qualsiasi questione relativa alla conformità.
Aspetti di carattere internazionale: Considerata la natura globale delle attività del FAMAR Group, occorre prestare particolare attenzione alle differenze tra i requisiti normativi applicabili nei diversi Paesi.

6.4. Leggi antitrust e sulla concorrenza

È politica del FAMAR Group rispettare la normativa antitrust e sulla concorrenza di ciascun Paese in cui le società del Gruppo operano. Nessun dipendente o collaboratore del FAMAR Group può porre in essere comportamenti anticoncorrenziali in violazione della normativa antitrust o sulla concorrenza applicabile.

Nessun dipendente o collaboratore può approfittare indebitamente di clienti, fornitori, concorrenti o altri soggetti mediante manipolazione, occultamento, falsa rappresentazione di fatti rilevanti o qualsiasi altra pratica commerciale sleale.

Disposizioni aggiuntive:

Formazione e sensibilizzazione: Il Dipartimento Affari Legali e Conformità organizzerà regolarmente sessioni di formazione in materia di normativa antitrust e sulla concorrenza.
Sono vietati gli accordi di fissazione dei prezzi con i concorrenti, gli accordi di ripartizione dei mercati o della clientela, la turbativa delle gare d’appalto o le pratiche collusive nelle procedure di gara, l’abuso di posizione dominante sul mercato e gli accordi di esclusiva che limitino indebitamente la concorrenza.
Consultazione del Dipartimento Affari Legali: I dipendenti e i collaboratori devono consultare il Dipartimento Affari Legali e Conformità prima di concludere accordi o adottare pratiche che possano sollevare questioni relative alla normativa antitrust o sulla concorrenza.
Segnalazione delle violazioni: I dipendenti e i collaboratori sono incoraggiati a segnalare qualsiasi sospetta violazione tramite la linea diretta per la segnalazione confidenziale (whistleblowing) oppure direttamente al Responsabile Affari Legali e Conformità.

6.5. Leggi e regolamenti ambientali

FAMAR si impegna a svolgere le proprie attività in modo ambientalmente sostenibile. I Responsabili / Supervisori e i dipendenti sono tenuti a conoscere le leggi e i regolamenti in materia ambientale pertinenti alle rispettive responsabilità e a rispettarli.

Disposizioni aggiuntive:

Sistemi di gestione ambientale: FAMAR implementerà e manterrà sistemi di gestione ambientale (EMS) al fine di gestire in modo sistematico e ridurre l’impatto ambientale delle proprie attività.
Segnalazioni e documentazione: I dipendenti devono garantire che tutte le comunicazioni e i rapporti in materia ambientale trasmessi alle autorità competenti siano completi, accurati e presentati tempestivamente.
Prevenzione dell’inquinamento: FAMAR si impegna a prevenire l’inquinamento e a ridurre al minimo la produzione di rifiuti, promuovendo, ove possibile, il riciclo e il riutilizzo.
Preparazione alle emergenze: I dipendenti devono conoscere le procedure di emergenza relative agli incidenti di carattere ambientale.
Monitoraggio e audit: La Società effettuerà audit ambientali periodici al fine di verificare il rispetto della normativa applicabile e individuare eventuali aree di miglioramento.

6.6. Conformità normativa nel settore sanitario; produzione di farmaci, dispositivi medici, cosmetici e prodotti di consumo

Nessun aspetto della nostra attività è maggiormente soggetto alla regolamentazione delle autorità competenti quanto lo sviluppo, la produzione e l’autorizzazione dei nostri prodotti per il settore sanitario. Considerata la complessità di molte di tali normative, i Responsabili / Supervisori devono prestare particolare attenzione a garantire che i dipendenti e i collaboratori interessati siano a conoscenza dei requisiti normativi applicabili e adottino tutte le misure necessarie per conformarvisi.

Disposizioni aggiuntive:

Formazione e istruzione: La Società fornirà una formazione completa a tutti i dipendenti e collaboratori coinvolti nello sviluppo, nella produzione e nell’autorizzazione dei prodotti destinati al settore sanitario.
Garanzia e controllo della qualità: La Società implementerà solidi sistemi di garanzia e controllo della qualità per assicurare che tutti i prodotti per la salute siano conformi ai requisiti normativi applicabili.
Funzione Affari Regolatori: La funzione Affari Regolatori monitorerà e interpreterà i requisiti normativi applicabili, fornendo orientamento e supporto ai dipendenti e ai collaboratori.
Documentazione e tenuta delle registrazioni: Tutto il personale è tenuto a mantenere registrazioni accurate e dettagliate delle attività di propria competenza.
Conformità dei fornitori e delle terze parti: La Società garantirà che tutti i fornitori e i partner terzi rispettino i requisiti normativi applicabili.

6.7. Leggi e politiche in materia di lavoro e occupazione

La nostra risorsa più importante è rappresentata dai nostri dipendenti. Tutti i rapporti di lavoro devono essere conformi alle leggi e ai regolamenti applicabili, comprese le disposizioni in materia di orario di lavoro, retribuzione, pari opportunità, diritti umani e condizioni di lavoro.

FAMAR vieta rigorosamente qualsiasi forma di discriminazione o molestia nei confronti di dipendenti o collaboratori fondata su razza, colore della pelle, religione, genere, orientamento sessuale, origine nazionale, età, disabilità o qualsiasi altra condizione tutelata dalla legge.

È politica di FAMAR garantire che tutti i dipendenti operino in un ambiente di lavoro pulito, ordinato e sicuro. Famar richiede il pieno rispetto delle norme applicabili in materia di salute e sicurezza sul lavoro e di igiene industriale previste dalla legge.

Oltre alle leggi e ai regolamenti locali, la Politica di FAMAR sull’impiego dei giovani si applica all’impiego di persone di età inferiore a 18 anni nella produzione di qualsiasi prodotto, o di qualsiasi suo componente, da parte o per conto di una qualsiasi delle società del Gruppo.

Famar vieta inoltre il ricorso a qualsiasi forma di lavoro forzato o obbligatorio nella produzione di qualsiasi prodotto, o di qualsiasi suo componente, da parte o per conto di una qualsiasi delle società del Gruppo.

In Spagna e nelle altre giurisdizioni in cui ciò è richiesto, Famar attua gli impegni previsti dal Piano per la Parità di FAMAR (2022–2026), che disciplina le pari opportunità, la non discriminazione e la parità in tutte le decisioni relative al rapporto di lavoro. Qualora esista un’altra normativa locale applicabile in materia di parità, FAMAR applicherà lo standard più elevato.

Disposizioni aggiuntive:

Formazione e sensibilizzazione: Il Dipartimento Affari Legali e Conformità e il Direttore delle Risorse Umane del Gruppo organizzeranno regolarmente attività di formazione in materia di diritto del lavoro e legislazione lavoristica, comprendenti la non discriminazione, la salute e sicurezza sul lavoro e le corrette pratiche lavorative.
Meccanismi di reclamo: Famar istituirà e manterrà meccanismi di reclamo chiari e facilmente accessibili. I dipendenti e i collaboratori possono segnalare episodi di discriminazione, molestie o altre violazioni delle politiche aziendali tramite la linea diretta per segnalazioni confidenziali (whistleblowing)/conformità oppure direttamente al Direttore delle Risorse Umane del Gruppo o al Responsabile Affari Legali e Conformità. Tutti i reclami saranno gestiti tempestivamente, in modo equo e con la massima riservatezza.
Pari opportunità nell’occupazione: Le decisioni relative al reclutamento, all’assunzione, alla formazione, alla promozione e a ogni altro aspetto del rapporto di lavoro saranno basate sul merito, sulle qualifiche e sulle esigenze aziendali, senza alcuna discriminazione fondata su una condizione tutelata dalla legge.
Equilibrio tra vita lavorativa e vita privata: La Società promuoverà un sano equilibrio tra vita lavorativa e vita privata mediante l’adozione, ove possibile e nel rispetto della normativa locale applicabile, di orari di lavoro flessibili, modalità di lavoro a distanza e altre misure di supporto.
Benessere dei dipendenti: FAMAR promuove il benessere fisico e mentale dei propri dipendenti e favorisce un ambiente di lavoro positivo.
Conformità alle politiche sul lavoro minorile e sul lavoro forzato: La Società effettuerà audit e valutazioni periodiche delle proprie attività e della propria catena di fornitura al fine di verificare il rispetto delle proprie politiche in materia di divieto del lavoro minorile e del lavoro forzato.
Salute e sicurezza sul lavoro: Famar migliorerà costantemente i propri sistemi di gestione della salute e della sicurezza sul lavoro, anche attraverso regolari valutazioni dei rischi, attività di formazione in materia di sicurezza e garantendo che tutte le attrezzature di sicurezza siano correttamente mantenute e conformi ai requisiti vigenti.

6.8. Conformità alla normativa sugli strumenti finanziari

I dipendenti e i collaboratori non possono acquistare o vendere strumenti finanziari di alcuna società utilizzando informazioni non pubbliche ottenute nello svolgimento delle proprie mansioni per Famar. I dipendenti e i collaboratori non possono comunicare tali informazioni a terzi.

Disposizioni aggiuntive:

Insider trading: L’insider trading è rigorosamente vietato e può comportare gravi conseguenze legali sia per il singolo interessato sia per la Società.
Periodi di blackout: La Società può stabilire periodi di blackout durante i quali ai dipendenti è vietato negoziare strumenti finanziari della Società o di altre società.
Obblighi di riservatezza: Tutto il personale è tenuto a mantenere la riservatezza delle informazioni non pubbliche.
Consultazione del Dipartimento Affari Legali: I dipendenti e i collaboratori che abbiano dubbi sul fatto che determinate informazioni costituiscano informazioni non pubbliche devono rivolgersi al Dipartimento Affari Legali e Conformità per ottenere indicazioni.
Segnalazione delle violazioni: Le sospette violazioni devono essere segnalate tramite la linea diretta per segnalazioni confidenziali (whistleblowing)/conformità oppure direttamente al Responsabile Affari Legali e Conformità.
Provvedimenti disciplinari: Il mancato rispetto delle presenti disposizioni può comportare responsabilità penali, sanzioni pecuniarie e pene detentive, oltre all’adozione di provvedimenti disciplinari o all’applicazione delle misure contrattuali previste al §6.13.

6.9. Attività e contributi politici

Nessun dipendente può utilizzare o destinare, direttamente o indirettamente, fondi o beni della Società a favore di partiti politici, candidati o campagne elettorali, salvo che tale utilizzo o contributo costituisca una pratica lecita e comunemente accettata nel Paese interessato e sia stato approvato dall’Amministratore Delegato.

Disposizioni aggiuntive:

Procedura di approvazione: Qualsiasi proposta di contributo a favore di attività politiche deve essere presentata per iscritto e ottenere la preventiva approvazione dell’Amministratore Delegato.
Conformità alla normativa locale: Tutti i contributi a favore di attività politiche devono essere conformi alle leggi e ai regolamenti applicabili nel Paese in cui il contributo viene effettuato.
Trasparenza e documentazione: Tutti i contributi a favore di attività politiche approvati devono essere adeguatamente documentati.
Attività politiche a titolo personale: I dipendenti sono liberi di partecipare ad attività politiche a titolo personale, purché tali attività non siano in conflitto con i loro doveri nei confronti della Società né implichino un sostegno della Società a partiti, candidati o campagne elettorali. I contributi politici a titolo personale devono essere effettuati esclusivamente con fondi propri.
Neutralità politica: La Società mantiene una posizione di neutralità politica e non sostiene alcun partito politico, candidato o campagna elettorale.
Provvedimenti disciplinari: Il mancato rispetto delle presenti disposizioni può comportare l’adozione di provvedimenti disciplinari, come previsto al §6.13.

6.10. Tutela dei segreti commerciali, delle informazioni riservate e dei dati personali

È politica di FAMAR rispettare i segreti commerciali e le informazioni proprietarie di terzi. Un segreto commerciale ottenuto con mezzi impropri non costituisce una fonte legittima di vantaggio competitivo. Qualora a un dipendente o collaboratore vengano offerte, in circostanze sospette, informazioni proprietarie o segreti commerciali di un concorrente, dovrà essere immediatamente contattato il Dipartimento Affari Legali e Conformità. I dipendenti e i collaboratori sono tenuti a mantenere la riservatezza di qualsiasi informazione non pubblica di cui vengano a conoscenza nello svolgimento delle proprie mansioni, salvo nei casi in cui la comunicazione sia autorizzata o imposta dalla legge.

Il trattamento, la conservazione e la protezione dei dati personali sono disciplinati dalla COP-31 (Politica sulla protezione dei dati personali), che definisce gli obblighi di FAMAR ai sensi del GDPR e della normativa locale applicabile in materia di protezione dei dati. Tutto il personale che tratta dati personali è tenuto a rispettare la COP-31, oltre alle disposizioni previste nella presente sezione.

Disposizioni aggiuntive:

Formazione e sensibilizzazione: Il Dipartimento Affari Legali e Conformità organizzerà regolarmente sessioni di formazione sulla tutela dei segreti commerciali, delle informazioni riservate e dei dati personali.
Accordi di riservatezza (NDA): Ai dipendenti e ai collaboratori potrà essere richiesto di sottoscrivere accordi di riservatezza (NDA).
Controlli interni: La Società adotterà controlli interni per limitare l’accesso alle informazioni riservate esclusivamente ai soggetti che ne abbiano la necessità per lo svolgimento delle proprie mansioni.
Segnalazione delle violazioni: Le sospette violazioni devono essere segnalate tramite la linea diretta per segnalazioni confidenziali (whistleblowing)/conformità oppure direttamente al Responsabile Affari Legali e Conformità.
Monitoraggio e audit: La Società effettuerà audit periodici per verificare il rispetto delle presenti disposizioni.
Conseguenze legali: La Società informerà il personale delle conseguenze legali derivanti dalle violazioni, comprese le possibili sanzioni civili e penali.

6.11. Utilizzo dei fondi, dei beni e delle informazioni della Società; completezza e accuratezza dei libri e delle scritture contabili; pagamenti effettuati in Paesi diversi

Le vendite dei servizi della Società e gli acquisti di prodotti e servizi dai fornitori devono essere effettuati esclusivamente sulla base della qualità, del prezzo e del servizio offerto, e mai sulla base della corresponsione o dell’accettazione di pagamenti, regali, forme di ospitalità o favori.

Tutti i dipendenti e i collaboratori sono tenuti a proteggere i fondi, i beni e le informazioni della Società. Nessun dipendente o collaboratore può utilizzare fondi, beni o informazioni della Società per perseguire opportunità o ottenere vantaggi personali.

I fondi, i beni e le informazioni della Società non possono essere utilizzati per alcuno scopo illecito. Nessun dipendente può acquistare privilegi o benefici particolari mediante il pagamento di tangenti, contributi politici illeciti o altri pagamenti illeciti, né offrire o dare qualsiasi utilità a un pubblico ufficiale allo scopo di influenzarne indebitamente un atto o una decisione.

Non possono essere costituiti fondi o beni non dichiarati o non registrati per alcuno scopo. Per nessun motivo possono essere effettuate registrazioni false o fittizie nei libri e nelle scritture contabili della Società, né alcun dipendente può porre in essere operazioni che comportino tali violazioni, anche se gli sia stato richiesto da un Responsabile

/ Supervisore.

Nessun pagamento può essere autorizzato o effettuato con l’accordo o l’intesa che una parte dello stesso sia destinata a uno scopo diverso da quello indicato nella documentazione giustificativa del pagamento.

Pagamenti effettuati in Paesi diversi:

Non possono essere effettuati pagamenti di alcun tipo a favore di distributori o agenti di vendita indipendenti in un Paese diverso da quello in cui sono state effettuate le vendite o in cui il distributore o l’agente di vendita dispone di una sede operativa significativa. Tali pagamenti possono essere effettuati a favore di altri soggetti purché: (i) la normativa di tutti i Paesi interessati ne consenta l’effettuazione, come preventivamente accertato da un legale locale competente in collaborazione con il Dipartimento Affari Legali e Conformità; (ii) l’operazione sia sotto ogni altro profilo conforme alla presente COP; e (iii) gli accordi siano formalizzati in una lettera d’intesa disponibile ai fini della verifica da parte dei revisori interni ed esterni.

L’Amministratore Delegato e i membri del Comitato Esecutivo sono i principali responsabili della progettazione, dell’istituzione e del mantenimento di un efficace sistema di controlli contabili interni.

Disposizioni aggiuntive:

Controlli interni e audit: La Società adotterà solidi controlli interni ed effettuerà audit periodici.
Segnalazione riservata: I dipendenti e i collaboratori possono segnalare qualsiasi sospetto di utilizzo improprio tramite la linea diretta per segnalazioni confidenziali (whistleblowing)/conformità oppure direttamente al Responsabile Affari Legali e Conformità o al Direttore delle Risorse Umane del Gruppo.
Conformità legale: Prima di concludere qualsiasi accordo che possa avere implicazioni giuridiche, è necessario consultare il Dipartimento Affari Legali e Conformità.
Documentazione e tenuta delle registrazioni: Devono essere mantenute registrazioni complete e accurate di tutte le operazioni finanziarie.
Tutela dei segnalanti: Tutte le segnalazioni saranno trattate in modo riservato e saranno oggetto di un’indagine imparziale. Ai soggetti che effettuano segnalazioni in buona fede è garantita la protezione da qualsiasi forma di ritorsione.

6.12. Politica anticorruzione

FAMAR si impegna a svolgere la propria attività secondo i più elevati standard di integrità ed etica. Tale impegno comprende una politica di tolleranza zero nei confronti di qualsiasi forma di corruzione, inclusa l’offerta o l’accettazione di tangenti. Tutti i dipendenti e i collaboratori sono tenuti a rispettare i seguenti principi:

Azioni vietate:

Nessun dipendente o collaboratore può offrire, dare, sollecitare o accettare tangenti, retrocommissioni illecite (kickback) o qualsiasi altro pagamento o vantaggio indebito a favore di o da qualsiasi persona o entità, pubblica o privata.
Nessun dipendente o collaboratore può porre in essere alcuna forma di corruzione, compresa l’offerta o l’accettazione di regali, forme di ospitalità o intrattenimento finalizzati a influenzare indebitamente una decisione aziendale.
Nessun dipendente o collaboratore può effettuare pagamenti di facilitazione diretti ad accelerare o garantire l’esecuzione di un’attività ordinaria da parte di un’autorità pubblica.

Due Diligence e terze parti:

I dipendenti devono svolgere un’adeguata attività di due diligence nei confronti delle terze parti, inclusi fornitori, distributori e partner commerciali.
Tutti gli accordi con terze parti devono contenere specifiche clausole anticorruzione.

Segnalazioni e whistleblowing:

I sospetti episodi di corruzione o di offerta o accettazione di tangenti devono essere segnalati tramite la linea diretta per segnalazioni confidenziali (whistleblowing)/conformità oppure direttamente al Responsabile Affari Legali e Conformità o al Direttore delle Risorse Umane del Gruppo. Tutte le segnalazioni saranno oggetto di un’indagine tempestiva e approfondita.
FAMAR garantisce ai segnalanti che effettuano segnalazioni in buona fede la protezione contro qualsiasi forma di ritorsione.

Conseguenze della mancata conformità:

Il mancato rispetto delle presenti disposizioni può comportare l’adozione di provvedimenti disciplinari o contrattuali, la cessazione del rapporto di lavoro o di collaborazione e l’applicazione delle sanzioni previste dalla legge, come ulteriormente disciplinato al §6.13.

6.13. Conseguenze disciplinari per la mancata conformità

Qualsiasi dipendente che violi il presente Codice di Condotta o una delle politiche in esso richiamate può essere soggetto a provvedimenti disciplinari, fino alla risoluzione del rapporto di lavoro e, ove applicabile, alla segnalazione alle autorità competenti ai fini dell’avvio di procedimenti civili o penali. I provvedimenti disciplinari saranno adottati in modo proporzionato, equo e coerente, nel rispetto della normativa lavoristica applicabile e delle procedure interne di FAMAR in materia di risorse umane.

Qualsiasi collaboratore che violi il presente Codice di Condotta può essere soggetto alle conseguenze contrattuali previste, fino alla risoluzione del contratto di collaborazione e, ove applicabile, alla segnalazione alle autorità competenti ai fini dell’avvio di procedimenti civili o penali.

Fermo restando quanto precede, costituiscono esempi di condotte che possono dar luogo all’adozione di provvedimenti ai sensi del presente Codice:

Il coinvolgimento in qualsiasi forma di corruzione, offerta o accettazione di tangenti o frode.
La mancata dichiarazione di un conflitto di interessi o di una Relazione personale che possa dar luogo a un conflitto di interessi.
L’utilizzo improprio di fondi, beni o informazioni riservate della Società.
La realizzazione di operazioni di insider trading o di altre violazioni della normativa in materia di strumenti finanziari.
La violazione degli obblighi di riservatezza, compresi quelli relativi alla protezione dei dati personali ai sensi della COP-31.
Il rilascio di dichiarazioni o attestazioni false ai sensi del presente Codice.
La mancata collaborazione nell’ambito di un’indagine interna o di un audit.

Qualsiasi ritorsione nei confronti di un dipendente o collaboratore che, in buona fede, segnali una presunta violazione del presente Codice costituisce essa stessa una violazione del presente Codice e comporterà l’adozione di provvedimenti disciplinari o contrattuali.

Nulla di quanto previsto nella presente sezione limita il diritto della Società di adottare ulteriori misure qualora richieste dalla normativa applicabile o necessarie a tutelare i propri legittimi interessi.

6.14. Comitato per la conformità e procedura di reclamo

Comitato per la conformità – Composizione e mandato

FAMAR dispone di un Comitato per la conformità a livello di Gruppo, responsabile della ricezione, dell’esame e della gestione delle segnalazioni e dei reclami in materia di conformità presentati ai sensi del presente Codice e delle politiche ad esso collegate.

Membri permanenti:

Responsabile Affari Legali e Conformità
Risorse umane del gruppo

Membro ad hoc:

Direttore dell’unità aziendale interessata o membri del Comitato Esecutivo, cooptati qualora la segnalazione presenti implicazioni operative per una specifica area aziendale. Il Direttore interessato non parteciperà all’esame delle questioni nelle quali si trovi in una situazione di conflitto di interessi personale.

Il Comitato per la conformità riferisce le proprie conclusioni e le raccomandazioni finali all’Amministratore Delegato del Gruppo, che adotta la decisione finale sugli esiti del procedimento. L’Amministratore Delegato del Gruppo informa quindi il Comitato Esecutivo e, qualora la natura della questione lo richieda (ad esempio in presenza di un’esposizione legale significativa, del coinvolgimento dell’alta direzione o nei casi previsti dalle norme di governance applicabili), il Consiglio di Amministrazione.

Linea diretta per le segnalazioni di illeciti (whistleblowing)

FAMAR mette a disposizione un canale riservato per la segnalazione confidenziale (whistleblowing) quale principale strumento per la segnalazione di presunte violazioni del presente Codice, della Politica di FAMAR sulle relazioni personali sul luogo di lavoro o di qualsiasi altra politica di conformità di FAMAR.

Accesso e ricezione delle segnalazioni:

La linea diretta per la segnalazione confidenziale (whistleblowing) è accessibile a tutti i dipendenti e collaboratori in tutte le sedi di FAMAR.
Le segnalazioni presentate tramite il canale riservato per le segnalazioni confidenziali (whistleblowing) sono ricevute congiuntamente dal Responsabile Affari Legali e Conformità e dal Direttore delle Risorse Umane del Gruppo.
Il canale consente l’invio di segnalazioni anonime, ove consentito dalla normativa applicabile.

Riservatezza e tutela:

L’identità dei segnalanti sarà mantenuta strettamente riservata e non sarà divulgata senza il loro consenso, salvo nei casi in cui ciò sia richiesto dalla legge.
FAMAR vieta rigorosamente qualsiasi forma di ritorsione nei confronti di dipendenti o collaboratori che effettuino una segnalazione in buona fede. Qualsiasi atto di ritorsione costituisce esso stesso una violazione del presente Codice e comporterà l’adozione di provvedimenti disciplinari o contrattuali.

Procedura di reclamo – Flusso del processo

Tutti i reclami e le segnalazioni presentati tramite il canale riservato per le segnalazioni confidenziali (whistleblowing) oppure direttamente al Responsabile Affari Legali e Conformità o al Direttore delle Risorse Umane del Gruppo sono gestiti secondo la seguente procedura:

Passo	Tempistica	Azione
1	Immediato	Ricezione e conferma di ricezione La segnalazione è ricevuta dal Responsabile Affari Legali e Conformità e dal Direttore delle Risorse Umane del Gruppo tramite la linea diretta per segnalazioni confidenziali (whistleblowing)/conformità. La ricezione della segnalazione è confermata al segnalante (qualora la segnalazione non sia anonima) entro 5 giorni lavorativi.
2	Entro 10 giorni lavorativi	Valutazione iniziale e formazione del comitato Il Responsabile Affari Legali e Conformità e il Direttore delle Risorse Umane del Gruppo effettuano una valutazione preliminare della segnalazione al fine di determinarne l’ambito e la gravità. Il Comitato per la conformità è formalmente costituito. Qualora la questione presenti implicazioni operative per una specifica area aziendale, il Direttore dell’unità aziendale interessata è nominato membro ad hoc, salvo che si trovi in una situazione di conflitto di interessi.
3	A seconda della complessità	Indagine Il Comitato per la conformità conduce un’indagine approfondita, che può comprendere l’esame della documentazione, colloqui con le parti interessate e, ove opportuno, la consultazione di consulenti esterni. Tutte le parti coinvolte sono tenute a collaborare pienamente. La riservatezza è garantita in ogni fase.
4	Al termine dell’indagine	Trasmissione delle conclusioni all’Amministratore Delegato del Gruppo Il Comitato per la conformità redige una relazione scritta contenente i fatti accertati, le disposizioni della politica applicabili e la proposta delle misure da adottare. La relazione è trasmessa all’Amministratore Delegato del Gruppo affinché assuma la decisione finale.
5	Entro 5 giorni lavorativi dalla ricezione della relazione	Decisione dell’Amministratore Delegato L’Amministratore Delegato del Gruppo esamina la relazione e le raccomandazioni del Comitato per la conformità e adotta la decisione finale in merito all’esito del procedimento, comprese eventuali misure disciplinari, contrattuali o legali.
6	Successivamente alla decisione dell’Amministratore Delegato	Richiesta di intervento al Comitato Esecutivo e al Consiglio di Amministrazione L’Amministratore Delegato del Gruppo informa il Comitato Esecutivo dell’esito del procedimento. Qualora la questione comporti un’esposizione legale significativa, coinvolga un membro dell’alta direzione oppure le norme di governance applicabili lo richiedano, la questione è sottoposta al Consiglio di Amministrazione.
7	Per tutta la durata del procedimento	Conservazione della documentazione e rendicontazione Tutti i reclami, le fasi dell’indagine, gli accertamenti e le decisioni adottate sono documentati e conservati in modo sicuro dal Dipartimento Affari Legali e Conformità. Statistiche aggregate e anonimizzate relative alle segnalazioni ricevute e ai relativi esiti sono presentate con cadenza annuale al Comitato Esecutivo e, ove richiesto, al Consiglio di Amministrazione.

7. APPENDICI

N/A

Politiche FAMAR correlate

Il presente Codice di Condotta deve essere letto congiuntamente alle seguenti politiche di FAMAR:

COP-31 – Politica sulla protezione dei dati personali
Politica di conformità anticorruzione di FAMAR
Codice di condotta per i fornitori FAMAR
Politica sui diritti umani di FAMAR
Piano per la parità di FAMAR (2022-2026)
Politica FAMAR sulle relazioni personali sul luogo di lavoro

(English Version) (Spanish Version) (German Version) (Greek Version)

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